Folha ponto: principais erros que uma empresa não pode cometer!
Os registros de folha ponto servem para controlar a carga horária inerente a cada trabalhador de acordo com a sua jornada de trabalho contratada.
Para que esse controle tenha efetividade é preciso realizar os registros nas folhas ponto ou, como conhecido, nos cartões ponto. Esses documentos são muito importantes para que haja transparência e ninguém tenha prejuízos, principalmente às empresas que necessitam de cada horário para garantir a fabricação de produtos ou a prestação de serviços.
Contudo, a jornada de trabalho precisa ser devidamente registrada pelos trabalhadores nas folhas ponto, ou seja, os horários de entrada, saída e intervalos para descanso e refeições. Tais registros podem ser realizados manualmente, mecanicamente ou eletronicamente.
No entanto, são registros passíveis de falhas que podem ocasionar prejuízos. Assunto de extrema importância para as empresas, gestores e administradores. Diante disso trouxemos alguns pontos como:
- Quais as finalidades da folha ponto?
- Como a folha de ponto contribui para a segurança jurídica do contrato de trabalho?
- Erros comuns que precisam ser evitados.
Confira abaixo os detalhes sobre os referidos pontos.
Quais as finalidades da folha ponto?
Conforme citamos, as folhas de ponto são documentos de controle das jornadas de trabalho, as quais demonstram os horários de entrada, saída e o controle dos horários de alimentação e descanso.
Independentemente do tipo de apontamento, seja eletrônico ou manual, é de fundamental importância que o trabalhador faça os registros adequadamente e que assine cada folha relativa ao mês trabalhado.
Outro ponto importante é que as empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de implantar sistemas de registro do ponto dos trabalhadores, caso contrário, a jornada declarada pelos funcionários em eventual reclamatória trabalhista é considerada válida, exceto se existirem outros controles.
Dito isso, as folhas de controle de ponto, tem também como finalidade:
- Manter os registros dos horários das jornadas de trabalho em ordem;
- Demonstrar a jornada trabalhada em cada categoria profissional;
- Registrar a jornada de trabalho de acordo com os contratos de trabalho firmados;
- Servir de base para o fechamento da folha de pagamentos mensal;
- Registrar o número de horas extras trabalhadas no mês;
- Controlar os turnos de trabalho de acordo com o tipo de atividade;
- Registrar as horas noturnas trabalhadas;
- Fundamental na formação das bases de cálculo dos impostos e das contribuições sociais sobre a folha de pagamentos;
Como podemos perceber, as folhas ponto tem várias finalidades e constitui um documento imprescindível para o bom funcionamento da empresa.
Como a folha de ponto contribui para a segurança jurídica do contrato de trabalho?
Na confecção dos contratos de trabalho são definidos a jornada de trabalho, atividades, condições de segurança e a remuneração pelos serviços contratados.
Diante disso, os registros de ponto, para controle das jornadas de trabalho é fundamental para que as empresas não venham a sofrer reclamações trabalhistas infundadas.
Como exemplo, as folhas de ponto podem evidenciar para as empresas:
- Descumprimentos dos intervalos de descanso por parte dos trabalhadores;
- Atrasos na chegada ao trabalho de colaboradores, o que pode prejudicar uma linha de produção ou de prestação de serviços;
- Geração e pagamento de horas extras de forma excessiva ou acima do limite legal previsto na nossa legislação;
- Desrespeito aos intervalos entre as jornadas de trabalho pelo trabalhador, o que pode ensejar em multas e indenizações;
- Demonstrar quantidades de faltas injustificadas ao trabalho;
- Demonstrar o número de trabalhadores em férias ou de licença médica ou maternidade.
Importante também salientar que um sistema de controle de jornadas efetivo e devidamente alinhado à legislação trabalhista certamente evitará prejuízos com reclamações trabalhistas.
Erros comuns que precisam ser evitados.
Os registros nas folhas de ponto precisam ser realizados com responsabilidade e cuidado, devendo evitar erros ou inconsistências como:
- Registro duplicado com duas marcações seguidas. Geralmente quando o ponto não está legível e o trabalhador executa a ação de outro registro, o que só piora a situação. Isso se corrige no espelho da folha ponto;
- Casos de esquecimento de realizar o registro do ponto, seja na entrada ou na saída. Nessas ocorrências, o administrador e colaborador devem incluir o ponto não batido no arquivo do espelho de ponto de forma manual. Esse tipo de falha, quando não ajustada, pode resultar em uma jornada de trabalho de quase 24 horas, gerando horas extras ou uma falta injustificada;
- Prática de fraudes na hora de registrar o ponto, situação que pode ocorrer tanto pelo empregado quanto pelo empregador. Como exemplo, registro do ponto por outro empregado, ou alterações promovidas pela empresa no sistema de registro do ponto, reduzindo o tempo de trabalho realizado pelo trabalhador.
- Em algumas empresas, encontram-se gerentes, supervisores ou até mesmo diretores com acesso aos registros dos pontos dos funcionários, podendo alterar horários, ou ainda, exigindo que o trabalhador autentique o ponto e continue trabalhando.
Por fim, os registros das folhas ponto são fundamentais para o equilíbrio entre a jornada de trabalho efetiva e a jornada contratada, atendendo às regras legais em cada caso concreto, razão pela qual é necessário a avaliação de um especialista no assunto devidamente capacitado.
Ainda ficou com alguma dúvida? Comente abaixo, estaremos à disposição para orientá-lo.
