Principais práticas para reduzir o passivo trabalhista
A estabilidade financeira de uma empresa não é uma tarefa fácil, principalmente em tempos de crise econômica, logo, realizar um bom planejamento dos gastos é fundamental. Nesse ponto, deixar a empresa mais enxuta e rentável faz toda diferença.
Uma das alternativas para equilibrar e controlar o passivo trabalhista é reduzir os custos trabalhistas da empresa. Com isso, um bom plano de ação pode corrigir erros de aplicação das leis do trabalho, erros nos recolhimentos de encargos sociais e deficiência na gestão de pessoas.
É neste panorama que os empresários ou administradores podem aplicar técnicas de gestão, bem como, buscar apoio jurídico para análise e desenvolvimento de um processo geral de revisão trabalhista que efetivamente reduza os gastos e controle o passivo.
Trata-se de um assunto de extrema importância para as empresas. Diante disso trouxemos alguns pontos como:
- O que é e o que compõe o passivo trabalhista?
- Quais os principais pontos que auxiliam na redução do passivo trabalhista?
- O que uma consultoria jurídica pode fazer em relação ao passivo já constituído?
Confira abaixo os detalhes sobre os referidos pontos.
O que é e o que compõe o passivo trabalhista?
O passivo trabalhista corresponde a um conjunto de débitos decorrentes da relação de trabalho e da prestação de serviços, que se acumulam no decorrer do tempo, em razão de equívocos na interpretação das leis trabalhistas e previdenciárias, bem como, na eventual falta de recursos para quitação mensal de tais débitos.
A título de exemplo, citamos a falta de pagamento de horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade, ausência de recolhimento do FGTS, contribuições para a previdência social, falta de recolhimento do Imposto de Renda retido na fonte, salários, férias e 13º não quitados, descumprimento de obrigações acessórias como a falta da entrega de declarações como o eSocial, CAGED, DIRF, GFIP.
Diante disso, o passivo trabalhista é composto pelos débitos mensais a pagar e por eventuais fiscalizações que geram autuações do INSS, Ministério do Trabalho, Receita Federal do Brasil ou decorrente de processos trabalhistas na justiça do trabalho.
Quais os principais pontos que auxiliam na redução do passivo trabalhista?
O passivo trabalhista quando há uma gestão eficiente pode ser reduzido e se tornar perfeitamente controlável. Para isso, é preciso adotar políticas e controles internos capazes de identificar e prevenir erros e falhas na administração da mão de obra ou na interpretação da legislação trabalhista e previdenciária inerentes a cada tipo de atividade laboral e cada trabalhador.
Logo, é preciso melhorar o desempenho na gestão dos recursos humanos e de obrigações que envolvam os trabalhadores da empresa, independentemente de seu porte.
Para isso, as pequenas, médias ou grandes empresas precisam adotar medidas como:
- A capacitação regular do setor de recursos humanos – Seja próprio ou terceirizado, o setor de recursos humanos e de processamento da folha de pagamentos precisam estar treinados e atualizados, sobre todas as leis trabalhistas e previdenciárias. Isto reduz muito os riscos de fazer algo errado que possa gerar o passivo trabalhista, mesmo que a descoberto;
- Confecção de contratos de trabalho claros e mais detalhados – Os contratos de trabalho trazem todos os requisitos necessários para a relação de trabalho entre empregador e empregado, é o documento legal que vai originar os direitos e obrigações de cada parte. Fundamental algumas características como:
- Escrito e redigido de acordo com as leis trabalhistas e assinado pelas partes;
- Fazer constar o ramo de atividades da empresa, a função e atividades do empregado, a jornada de trabalho, salários e prazos de duração;
- Relacionar as penalidades por descumprimento de regras funcionais, como, motivos de suspensão e advertências quanto ao uso de EPIs, assiduidade, normas de conduta interna e boas práticas de fabricação ou prestação de serviços;
- Destacar os acordos e convenções coletivas de trabalho da categoria.
- Gerar e manter regularmente todos os documentos relativos à relação trabalhista atualizados, assinados e arquivados, como exemplo, folhas de ponto, recibos de pagamento, holerites, recibos de depósito em conta, solicitações de férias, aviso-prévio, comprovantes de entrega de equipamentos de proteção individual, pedidos de demissão etc. Mesmo eu seja de forma eletrônica, conforme determina a legislação;
- Contratar e manter um sistema de controle de ponto, seja eletrônico ou através de fichas de controle. É de fundamental importância no cômputo das jornadas de trabalho e controle de horas extras ou bancos de horas;
- Desenvolver e implantar um programa de auditorias internas. Seja utilizando especialistas de recursos humanos ou de consultores internos de recursos humanos. Nesse ponto, é possível revisar todos os procedimentos trabalhistas existentes na empresa, identificar eventuais falhas e descumprimento da legislação trabalhista, elaborar manuais internos de procedimentos e propor ações de correção;
- Considerar o apoio de uma advocacia trabalhista especializada no direito do trabalho e previdenciário, a fim de identificar fontes sensíveis onde se identificam descumprimentos da legislação trabalhista e previdenciária que possam comprometer as operações da empresa, além de indicar as medidas de prevenção. Neste caso, pode-se evitar por exemplo, um processo trabalhista individual ou coletivo, ou ainda, um processo tributário de grande relevância que poderá gerar indenizações não previstas e suportadas pelo caixa da empresa;
- Utilizar ferramentas e sistemas de controle de débitos trabalhistas, com as respectivas atualizações e encargos, registrando contabilmente nas contas próprias de provisões para contingências trabalhistas no passivo. Isto trará uma boa visão para os gestores, quanto o grau de comprometimento financeiro em relação a estes débitos;
- Para as empresas obrigadas a manter em dia as entregas dos arquivos do eSocial. Esta obrigação acessória Federal, no âmbito do Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Visa a unificação de obrigações acessórias como as fiscais, trabalhistas e previdenciárias relativas às relações de trabalho, sendo que a falta de entrega pode gerar multas altíssimas.
Lembrando que o eSocial traz alguns benefícios para as empresas como: economia de tempo na elaboração de informações trabalhistas, melhora nas relações com os órgãos públicos, auxilia na gestão trabalhista, traz maior transparência ao trabalhador com relação às questões de saúde, segurança do trabalho e demais direitos sociais.
O que uma consultoria jurídica pode fazer em relação ao passivo já constituído?
Para os passivos trabalhistas já constituídos é preciso agir com urgência. Isso porque os débitos podem ficar incontroláveis e alguns, eventualmente, poderão resultar em execuções fiscais ou penhora de bens da empresa.
Nesses casos, ideal é procurar uma assessoria jurídica especializada, a qual, após mapear a realidade da empresa, processos e débitos, poderá:
- Analisar e identificar os direitos violados e as possíveis alternativas para evitar ou amenizar prejuízos com reclamatórias trabalhistas ou autuações de fiscalizações;
- Fazer o levantamento dos cálculos trabalhistas e indicar os débitos decorrentes de ações trabalhistas em provisões;
- Identificar, analisar e indicar as possibilidades de denúncias espontâneas, para os casos de falta de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, obtendo melhores condições de pagamento, minimizando os impactos de uma futura ação de execução fiscal contra empresa;
- Avaliar as melhores possibilidades para participar de parcelamentos ou em programas de recuperação fiscal oferecidos pela União, Estados ou Municípios.
- Identificar os recolhimentos de tributos a maior e eventuais falhas na interpretação das leis trabalhistas e previdenciárias que possam ser objeto de pedidos de restituição ou compensação.
Por fim, a utilização de uma equipe multidisciplinar na gestão do passivo trabalhista, em cada caso concreto, pode reduzir os custos e evitar complicações financeiras que na maioria das vezes a empresa não está preparada.
Ainda ficou com alguma dúvida? Comente abaixo, estaremos à disposição para orientá-lo.
