Recebi a fiscalização da Receita Federal e de Oficiais de Justiça em minha empresa, presencial e à distância. Quais passos devo seguir?
Quando discutimos sobre a fiscalização que os órgãos públicos realizam, como a Receita Federal, por exemplo, ou até mesmo um Oficial de Justiça, todos costumam ser bem exigentes com relação às informações que devem ser prestadas.
Sobre as visitas dos Oficiais de Justiça, no cumprimento de alguma ordem judicial, os motivos podem ser das mais diversas searas do direito, ou seja, pode ser do âmbito civil, tributário, trabalhista, ambiental e até penal.
Logo, falando especificamente do Oficial de Justiça, na presença de um em sua empresa, a melhor decisão é informar o quanto antes um advogado das exigências desse servidor e exigir do mesmo toda a documentação referente ao motivo de estar realizando essa visita.
Com isso, o advogado poderá tomar as providências necessárias para o caso em questão de forma ágil.
Agora, se o servidor fiscalizador é da Receita Federal, algumas medidas preventivas de fato podem ser adotadas antecipadamente e será isso que vamos explicar a seguir.
Diante de uma fiscalização da Receita Federal, o empresário deve estar preparado, guardando uma cópia (além do original) de todos os documentos que vão ser enviados à Receita Federal ou relacionados ao funcionamento da empresa.
Por exemplo, se sua empresa foi submetida a uma fiscalização pela Receita Federal. Além de procurar seu contador, é importante consultar um advogado tributarista, ainda que o fiscal esteja dentro de seu estabelecimento.
Não há problema algum em ter o profissional com conhecimento sobre essas obrigações para prestar os esclarecimentos necessários no momento da fiscalização.
Com um acompanhamento preventivo, o empresário terá uma ideia do que ele precisa ter em dia se a fiscalização aparecer em sua porta.
Para aqueles que acreditam ser difícil acontecer isso em sua empresa, destacamos que existe o Plano Anual de Fiscalização da Receita Federal.
O próprio órgão por ter fiscalizações constantes, busca por meio desse documento, orientar as empresas sobre quais documentos e situações estão sendo monitorados e fiscalizados no momento.
Logo, por mais que a empresa possua suas obrigações fiscais em dia, basta um pequeno deslize na hora do lançamento e isso pode ser motivo para levantar dúvidas sobre as suas operações e ter um procedimento de fiscalização instaurado.
Se minha empresa passar por uma fiscalização, como se comportar diante dessa situação?
A dica inicial que mencionamos é a organização dos documentos de constituição da empresa, recolhimentos de tributos e obrigações acessórias.
Outro ponto importante é informar o profissional responsável pela parte fiscal de sua empresa e um advogado tributarista, a fim de estar atualizado sobre os procedimentos fiscais das instruções normativas.
Caso durante a fiscalização surgir alguma irregularidade, você poderá ser autuado e multado, porém, terá prazo para apresentar sua defesa e ajustar o que estiver irregular. Nesse ponto, ter um advogado ciente da situação facilita a elaboração de uma boa defesa.
Ressaltamos ainda, que com a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), os documentos contábeis e fiscais da empresa são enviados por meio digital e comparados com as informações de clientes e fornecedores.
Boa parte dos procedimentos de fiscalização realizados pela Receita Federal são por meio de sistemas eletrônicos de cotejamento, onde são cruzados todos os dados existentes na base do Fisco.
Com isso, o órgão consegue analisar suas operações financeiras da seguinte forma:
A empresa informa que comprou um determinado produto e pagou um valor X, contudo, seu fornecedor declara que na verdade recebeu o valor Y. Diante de um caso desses, a Receita Federal irá identificar um conflito de informações prestadas pelas duas partes, podendo solicitar que ambos prestem esclarecimentos sobre os valores declarados.
Dito isso, veja a importância de estar preparado, afinal, um pequeno erro pode gerar dúvidas. Algo que pode ser evitado através de sistemas de controle fiscal eficazes, treinamento integrado dos profissionais e um planejamento tributário.
Por outro lado, caso sua empresa já foi autuada, alguns passos podem ser realizados com o suporte de uma equipe especializada, são eles:
- Revisão dos documentos fiscais que deram origem a infração;
- Retificar, se necessário os arquivos eletrônicos do SPED fiscal, SPED contribuições, SPED contábil, dentre outros;
- Ingressar com pedido de retificação de lançamento na Receita Federal;
- Preparar um recurso administrativo para suas correções, retificações e justificativas serem indeferidas;
- Elaborar um recurso ao conselho de contribuintes em caso de indeferimento do seu recurso administrativo;
- Se os débitos tributários, objeto da autuação, são realmente devidos, a empresa poderá requerer um parcelamento ordinário, afastando um eventual processo de execução fiscal;
- Se porventura, seu direito estiver efetivamente violado, ingressará com uma ação judicial, a fim de que o judiciário determine a correção dos pontos controvertidos.
Nota-se a importância de adotar boas práticas de gestão, além de investir em soluções preventivas e que possam facilitar o seu controle fiscal e tributário diariamente.
Ainda ficou com alguma dúvida? Comente abaixo, estaremos a disposição para orientá-lo
